在确认公文二维条码界面,程序将自动调用上一步所包含的信息,请按单位实际情况作补充、调整。各字段填写说明如下:
1.条码版本标识(必选项):此处无需输入。
2.条码编号(必选项):各单位自行定义本单位内部管理使用条码的惟一规则,保证本单位制作的每一个条码均是惟一的。条码编号可由字母与数字组成,可以在单位内部按大流水编号,也可按业务种类或其他规则进行编号。此字段最长不超过20个字符,最短不少于8个字符。
3.发文单位(必选项):填写发文单位的规范化简称或全称,如“XX市人民政府”,联合发文只填写主办单位名称加一个“等”字,如“XX市人民政府等”。此字段不得超过20个汉字。
4.公文种类或刊物名称:常用的公文种类主要有决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15种。此字段不得超过15个汉字。
5.发文字号或期号(必选项):此字段不得超过15个汉字,如无文号和期号,填写一个“无”字。
6.主送单位:没有主送单位的不用填写,有主送单位的则必须填写。此字段不得超过20个汉字,如主送单位超过20个汉字,则此字段标注为“见报头”。
7.标题:无标题的不用填写,否则不得留空。此字段不超过80个汉字,如过长则应进行简化。
8.秘密等级(必选项):秘密等级分为无、秘密、机密、绝密四级。如需标注保密期限,直接写在秘密等级后面,如“机密30年”。此字段不得少于1个汉字,并不超过4个汉字长度(两个阿拉伯数字相当于1个汉字)。
9.紧急程度(必选项):公文的紧急程度分为无、急件、特急三级;电报的紧急程度分为无、平急、加急、特急、特提五级。此字段不得少于1个汉字,并不超过2个汉字。
10.成文日期(必选项):此字段为公文的成文日期或刊物的编印日期,用阿拉伯数字表示,个位数日、月前面加“0”标注双位,如:20120412(2012年4月12日)。此字段固定为8个字符。
11.发布层次:党委系统的发文需标注此项,分为省军级、市地师级、县团级、公开发布四级;非固定发布层次的公文,填写“特定范围”;政府系统的公文没有发布层次,此字段可以为空。此字段不得超过4个汉字。
12.条码制作单位(必选项):此字段标注条码的具体制作单位,如“XX市人民政府办公室”。此字段不得超过10个汉字。
13.条码制作日期(必选项):此字段标注条码的生成日期,与成文日期标注方法相同。
14.自定义字段:一般不填写,此字段不得超过55个汉字的长度。
一、在程序的主界面,请选择相应的行文格式,然后点击[下一步]按钮
二、根据公文的实际情况输入公文的各要素内容
三、点击[输出到Word/WPS]按钮
四、在Word/WPS中作最后简单调整。