欧洲议会秘书处实习实习心得。
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笔者於XX年10月至XX年2月期间曾受欧盟robert schuman奖学金(robert schuman scholarships)的资助於布鲁塞尔的欧洲议会秘书处(the secretariat of european parliament)实习.有鉴於国内对於该欧盟机构招收实习生之制度或有的陌生,本文将试以笔者在该机构实习五个月的个人经历及观察为主,简介该机构的实习制度与实习生所负责的相关工作内容.
笔者个人学经历背景
笔者在此次实习之前,并未有过类似的工作经历,但论及笔者的录取资格与该份实习工作最直接的关连性,或许是笔者曾就读於台大政治系国际关系组,以及甫自日内瓦国际研究高等学院(institut des hautes etudes internationales, genève)毕业的这两项背景.然而就工作经历而言,笔者曾在就读台大新闻研究所期间担任过国科会计划研究助理,之后也曾在赴日内瓦前在中央研究院的欧美研究所担任过短期的研究助理.研究助理的工作当予笔者最受用的训练在於不断与学术研究保持接触,并且从中学习如何系统化表达自我观点的能力.在研究助理的工作之余,笔者也持续加强英法语.
促成笔者申请该项实习最主要的因素是笔者在日内瓦的学业生活.日内瓦是国际组织汇集的大城市,而笔者的学校则与许多著名的国际组织毗邻而居,学校里的同学平日对申请支薪或不支薪的实习的工作皆十分主动积极,笔者在环境使然的影响下,并因为毕业论文题目为研究欧盟对台政策的演进,故决定除了向日内瓦当地的国际组织提出实习申请之外,也向欧盟的实习部门投石问路.
欧洲议会秘书处实习生招收简介
欧盟的实习生招收制度相当成熟与系统化,各重要的欧盟机构都有独立的网页详列实习申请资讯与公告,主要招收的单位为行政单位而非以私人名义零星招收,故绝大多数都为支薪实习并且能给予实习生尚算健全的员工福利.尽管各欧盟机构招收实习生的运作乃各自为阵,但招收时间及实习期间约略一致:分为一年两期,每期5个月;第一期从3月至7月,第二期则从10月到隔年2月.就学历门槛而言,各欧盟机构大多要求申请者须至少持硕士以上的学历.
谈及是否录取者须具备特定工作与学术背景的问题,笔者的观察认为欧盟内部行政事务涵盖层面广泛,各领域的人力皆有招收的需求.以欧洲议会为例,在其第一阶段的制式履历中,即有一栏提供秘书处各总署(directorate-general)的列表并要求申请者列出其中三个希望进入服务的总署.笔者即依自己的所学以及兴趣依序选择了对外政策(dg external policies),资讯(dg information)及议程业务总署(dg presidency).非常幸运地,最后笔者如愿进入第一选择.其次,笔者认为语言能力绝对是影响申请实习的一大变项,英法文的程度是申请者在制式履历上必须提供的资讯.而在实际工作上,欧洲议会内部流通的文件都至少以英法两种语言编写与准备.
如同前述,各欧盟机构的招收程序各有不同,但在第一阶段时皆采线上寄发履历的方式进行,收件截止日约为实习开始日的半年前.申请者的履历格式由各机构给定,申请者须按次填写.此外,第一阶段申请除了制式的履历外,申请者无须寄送任何参考或证明文件.履历寄送后,申请者等待回音的合理时间约为三至四个月不等,有时或因某些被录取者临时放弃机会的缘故,递补者也可能迟至实习前半个月甚至实习开始后才收到通知.以笔者所申请的欧洲议会为例,收到进一步通知之后,申请者必须寄发身份证件(如护照或成员国身份证一类),文凭影本,个人作品及推荐信一封.实习事务单位在确定录取名单并确认文件无误之后将寄发工作契约及实习须知.若以欧盟执委会(european commission)而言,该机构的实习事务单位将会视录取单位的需要通知入选者至布鲁塞尔面试.
对外政策总署实习工作内容
笔者所进入的对外政策总署乃处理欧洲议会对外关系的主要单位,该总署又分为两个子署:委员会暨多边团体(committees and multilateral bodies),以及议会联会代表团暨政策发展(inter-parliamentary delegations and policy development).笔者服务的子署为后者,并直属於政策发展此部门之下.该单位主要的角色类似於议会自有的智库,但规模与预算远较民间智库来得小;其服务对象则可概分为议长,议事委员会及议会联会代表团三类.
政策发展部平日运作的方式主要为:若上述的服务对象有其所关切的特定议题,又或有出访及招待外宾的需要时,政策发展部须依这些需求在事前准备书面简报,又或者是时事分析,以利议长及议员们掌握议题重点或各国政情,并从而协助议会建立对欧盟对外政策的政治立场.
该部门的业务又再依地区性及主题性两大原则分为两类:地区性业务主要依地理区分类且有各自的办公室负责,笔者的工作即属此类.笔者平日的工作即为协助与亚洲地区相关的议题简报与政情分析.主题性业务则涵盖有人权,安全与国防及发展议题等等.
在实习过程中,另值得一提的是前往位於法国史特拉斯堡的欧洲议会见习的体验.欧洲议会在成立之初,为突显欧洲整合所蕴含的和解意义,特将会址设於位於法德边境的史堡.然而,主导欧盟发展的欧盟执委会及欧盟理事会(council of european union)却将总部设於比利时的布鲁塞尔.为求积极参与欧盟决策过程,欧洲议会稍后也将大部份的活动移至布鲁塞尔进行,惟史特拉斯堡的欧洲议会在法国坚持下仍须常设,最后演变为议会每月都排有一周的议程须在史特拉斯堡进行,该周被惯称为「史特拉斯堡周」.鉴於此,欧洲议会秘书处设有经费供实习生在五个月的实习期间可前往史堡一次,希望藉此让实习生参与议会的完整运作.对笔者而言,虽然议会的经费仅供每位实习生在史堡停留两个工作天,但前往史堡见习的经验的确让笔者对欧洲议会在欧盟体系中的政治角色及其偏重社交的内部文化有更深切的体认.
笔者身为既非欧盟成员国,亦非欧盟予以正式承认的国家的公民,却能够有机会成为欧洲议会正规的实习生,实属万分幸运.在欧洲议会实习的五个月当中,最让笔者感到受益匪浅的是出席议会中诸多重要的委员会会议,听证会,以及各国首长来访的记者会.在会议中,本来在平日只能从媒体并在事后得知的静态新闻全都成为眼前推动著全球政治发展的进行式,这让笔者除了得以跟随世界政治的脉动之外,更让笔者能深入观察这些脉动背后若隐若现的权力政治.另一方面的收获则是,由於实习工作的需要,笔者须在短时间内快速消化关於亚洲各国的政治背景及情势,因此五个月下来,笔者也在工作压力之下意外累积了不少关於亚洲各重要国家在概况上的了解,这些了解不仅扩大了笔者对世界政治的观察视角,也深化了笔者对邻近台湾的国家的认识.故质言之,不论在实务及知识上,欧洲议会的短期实习都给予了笔者相当扎实及启发甚深的训练.
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商会秘书处工作总结
一、2011年度工作总结
2011年是我会成立第二年，也是我会迅速壮大之年。一年来，我会在北京市工商联领导及各界朋友关心支持下，在刘增会会长，史甫臣副会长的正确领导下，在全体同仁的共同努力下，按照商会章程和“团结协作 共创和谐、坦诚自律 追求卓越、服务会员 回报社会、资源对接、互助共赢”的办会宗旨，商会致力于：倡导诚信服务、实干加巧干的发展理念，促进渠道与政府、景点景区和业内的沟通、交流与合作；利用国家级商会的资源，为企业会员和个人会员提供更多的商业机会；反映企业会员和个人会员呼声，维护企业会员和个人会员权益，曝光损害企业会员和个人会员利益的不良行为。开拓创新思路，构建和谐商会。并按照年初确定的工作目标及有关要求，细化今年工作任务，着力协调推动各项工作有条不紊的推进和落实，并取得了一定成果，使商会工作迈上了一个新台阶。现将具体工作总结如下：
（一）、建章立制，提高工作效率。
要办好商会，首先要有一个健全高效的办事机构。今年商会秘书处实行了每周例会和每周向会员汇报工作情况的制度，让秘书处的工作透明化，使会员能及时的了解到秘书处的工作情况。同时商会实行副会长月聚会制度，研究商会重要事情。这样真正的做到了小事不隔周，大事不隔月，大大地提高了商会的办事效率。
（二）、贴近会员，为会员办实事。
办好商会，关键是为会员办实事，使会员感受到参加商会对自身发展有好处。会员遇到问题时，商会可以为解决问题架起一座桥梁，牵上一条纽带。商会组织会员参加各类商务洽谈会、招商会、郊区自助游、自驾游、聚会、酒会、party。比如组织会员参加北京市工商联的有关经贸活动；组织会员参加在我商会举办的经贸洽谈活动；商会经常与各地招商部门联系，将各地的最新招商信息提供给会员；同时商会还组织有关会员参加了北京市工商联组织的研讨会,在会上我会代表提出的建议，受到了有关领导的重视，增强了会员参政议政能力;商会切实维护会员企业的合法权益。今年以来，随着会员的增加及市场经济竞争的加剧，会员企业中难免出现一些纠纷与矛盾，协调解决这些问题，既是我们商会的一项重要工作，也是维护会员合法权益的必然要求。因此，商会组织律师事务所给会员传授法律知识，解答法律疑问，提高了会员的法律意识。
现在会员主动和商会秘书处联系的多了，找商会帮助解决问题的多了，说明商会对会员的凝聚力提高了。逐步让会员感到参加商会不只是形式，而是会给企业带来发展的机遇。表明会员对商会的有些工作还是持肯定态度的。
（三）、办好商会网站，发挥桥梁和纽带作用。
为更好的宣传商会，宣传会员企业，帮助会员扩大商情信息交流，商会定期进行网站更新,让会员更及时地了解到各方面的信息。随着商会的发展壮大，现有的网站《北京民俗旅游商会网》已经不能满足商会大量信息传递的要求，所以商会投资建设了大型门户网站《中国民俗旅游联盟网》，崭新的网站，完善的功能，将成为会员们交流，宣传的良好平台。
为了更好的做好个人会员的队伍建设，经过大量的社会调研，结合自身将近20年的创业经验，发现旅游消费的主要群体是年轻人，所以我自费做了一个网站《老乡在北京》过这个平台聚集人气，整合人脉，资源对接，共同创业，实现多赢，号召网站会员参加商会组织的一些聚会、酒会、舞会、宴会、自助游，最后发展到组团旅游，目前这个网站已经突破1000ip/日。
（四）、加强联络，扩大交流，提高商会知名度。
我会积极与省内外一些商会和党政机关加强联系与交流，经常邀请党政有关领导参加商会活动。我会参加了北京市工商联的交流联谊活动。先后到黑龙江、山东、俄罗斯等国内外进行走访、交流与互动。接待其他省市领导考察北京。此外，商会还不定期的参加各兄弟商会的聚会，在一起交流，学习彼此管理商会的好经验。另外为了提高会员的文化素养，我会还成立北京市工商联民俗旅游业商会文化创意产业委员会。今年初，我会还参加了诸多展览展示文化节以及商务考察经贸洽谈，与美国、香港、台湾的商会进行了深入的交流，同时也将商机带给了会员。通过交流与联系，扩大商会的影响力，提高商会的知名度。
（五）、搭建平台、活动交流、开拓商会工作新思路。
今年我会调整了活动形式，主要让会员在活动交流、增进友情的同时也使会员们能扩大自己的社交，提高了会员参加活动的积极性。2011年，商会组织了第七次会长会议、王凤麟大师的企业策划预测讲座、北京市工商联民俗旅游业商会第一次分会会长会议、会上副会长史甫臣做了重要讲话，打开了商会发展分会的新的篇章。
其次商会还对商会企业会员和个人会员进行了全面的摸底调查，掌握了对商会的忠诚度的一手资料，为我会下年的会员发展工作打下了基础。
（六）、加强建设，壮大队伍，提升商会整体实力。
商会秘书处做到工作有计划、电话有记录、管理有规范。同时还开始编写商会的会刊，加强会员与商会间的交流与沟通。商会秘书处还不定期地走访了会员企业，了解动态，掌握信息，反映情况。
（七）、工作中的不足。
我们的工作也存在一些不足，主要表现在：
1、由于多种原因，我们的会员发展仍然缓慢，会员队伍在当前形势下需要进一步壮大，会员结构和质量需要进一步提高。
2、由于商会还在起步、发展阶段，还没有切实的发挥商会作用，真正的为会员提供优质服务。
3、由于时间原因，今年商会的公益活动没有如期地举办，今后商会要积极参与社会公益活动，增强会员的社会责任意识，树立我会良好形象。
4、由于商会工作人员比较少，所以无暇顾及商会的创收。今后我们要加强这方面的工作。
5、今年商会活动虽较去年相比，形式比较丰富，内容比较充实，但是有许多活动还是没有如期的举办，比如说郊游野炊、卡拉ok大赛等文体活动，主要是由于活动时间和会员们的工作有些相冲突。所以在今后安排活动中要更灵活、更人性化。
6、由于秘书处工作不利，导致会徽和会刊工作始终没有落实到位，网站的更新不及时。
7、商会大型活动形式比较单一，缺少吸引力。
学校秘书处工作总结
时间飞逝，转眼间一个学期就过去了，回顾一个学期的工作，真可谓丰富多彩。
一、在培养委员上岗工作上，我们吸收了上届的经验，采取带领指导协助的方法来培养新委员，让他们熟悉秘书处的工作，使他们很快投入工作中去。本部门也继续采取每周例会制度，让部长和委员，委员和委员之间能够更好地进行交流和增进感情，增进部门成员在工作上的默契与团结互助的精神。在内部实施值日打分制，视工作开展及落实情况而合理打分，让委员不断完善。此外，委员各自设工作记录本，记下当天领取的任务、遇到的困难以及工作心得，以此及时掌握委员们工作的心理状态，两周于例会上交。我们两位部长也在实践中不断积累和吸取更多的工作经验，从而不断完善本部门的职能。
二，采取委员责任跟班制。安排委员各自负责的班级，使其更好的与各班长沟通，及时下达院系的思想，跟进各班对系的工作落实情况，为以后评选优秀班级，优秀班长等评优工作提供依据，使评优工作更有理有据；同时各委员负责收集各班上的信息，思想动态，及时向院系领导反映，防止发生一些以非正当途径所造成的意外，更好的完善秘书处上传的职能。
三，在采取委员责任跟班制。安排委员各自负责的班级，使其更好地与各班长沟通，及时下达院系的思想，跟进各班对系的工作落实情况，为以后评选优秀班级，优秀班长等评优工作提供依据，使评优工作更有理有据；同时各委员负责收集各班上的信息，思想动态，及时向院系领导反映，防止发生一些以非正当途径所造成的意外，更好的完善秘书处上传的职能。
四，在关注委员的生活和学习情况上，我们做到了很好的督促作用，工作完成之余还进行生活上、感情上、学习上的交流，让大家都能工作的开心，生活的放心，学习的欢心，使大家在实现组织目标的同时也实现个人目标。
五，在加强学生会内部交流，协调各部门的工作上，本部门安排一个委员负责跟进各部门，加强部门与部门之间的交流，增进部门与部门之间的感情，为以后部门与部门之间能更好的合作打下基础。这学期在不影响委员学习和工作的前提下，本部门参加了与团委篮球赛联谊活动，相应地增加部门之间的交流。校运会上，我们部门协调体育部的工作，与其他部门一起帮忙，大家都工作认真负责，使得我系的校运会后勤部服务工作做的周到、到位。在这次活动中进一步增进了我们学生会和团委会之间关系和感情。
六、管理学生会资料档案，整理和保存活动资料，如各部的工作计划、活动计划、评比结果、活动总结及各部门工作计划总结，登记存档各种文件并负责收集、整理、记录院学生会一切活动的内容。开学初帮教师秘书办公室双评估资料输入电脑，工作量大，但部门成员没有一句怨言，即使在没有电脑的情况下还尽职尽责把工作任务按时完成。在学期中间还同其它部门一起整理双评资料，共同努力把双评准备工作做好。
七、本部门与团办共同负责管理学生会会费工作，团办主要负责记账，本部门主要负责的出纳工作，两个部门共同主持完成日常财务的工作和完成各项财务工作。 虽然这个学期我们部门的工作生活丰富多彩，但我们还存在着许多的不足。在开学初，由于部门委员刚上岗，有许多事情不是很了解，在工作时有出现错误，给各班长开展班内工作带来了许多的不便，这是我们最欠缺做的最不好事。但我们会吸取这个学期的工作教训，认真改进，来不断完善本部门的职能。
最后，祝我们学生会团委会以后的工作更完美、更完善、明天会更好！
团委秘书处部门培训总结
经过了一个月在团委中的生活，我们快乐的成长着，我们共同努力成功举办了第3届党团知识竞赛，我深切的感受到了团委这个大家庭的温暖。活动成功举办后我们受到了表扬，我们知道这和学姐对我们耐心的指导是分不开的，但同时偶们也看到了工作的不足，还需要不懈的努力，一刻不能松懈。
在开展会议和活动中，我们虽然对人员进行了登记，但登记还不是特别即时，登记信息还不够详细，请假原因不明确。相信以后我们可以做得更快更好。
在活动中，我们虽然即时的完成了自己的工作，但没有全身心的投入到工作中，还充当着观众的角色，过于迷恋节目的表演。虽然对本次活动没有造成影响，但却存在着危机性，在以后的活动中我们一定杜绝这种现象，全身心的投入到工作中来。
一个月的学习中，让我对秘书处的职责和作用有了更加深刻的认识和理解。如果团委是一台电脑，那么秘书处则是他的cpu，秘书处在团委中发挥这至关重要的作用，她是联系部门的纽带，是团委的核心部分。秘书处主要负责协：调团委各部门的工作；起草理论文章、重要文件，完善规章制度；撰写团委大事记；负责会务工作；汇总团委、学生会的工作情况，整理备案。秘书处是繁忙的，但是却有小小的成就感。一个个工作看似很微小，但却耐心细心责任心一个都不能少。
今后的生活中我们还要继续加强集体责任感，培养自己吃苦耐劳。任劳任怨的奉献精神；严格遵守校团委及传媒科学学院团委的各项规定，执行各项决议，履行工作程序，服从上级命令，讲求工作效率；在日常生活、工作中密切联系广大同学，严格要求自己，发挥模范带头作用。
相信我们一定可以不断的完善自己，高标准。高效率的完成工作，我们爱这个集体，我们期待明天集体的辉煌。